Raumbelegungsmanagement und Ressourcenverwaltung mit esraSoft - Verschaffen Sie sich Überblick!

Durch übersichtliche und einfache Raumpläne können Sie sehr einfach Ihre Anfragen bearbeiten und Ihre Veranstaltungen und Termine organisieren.


Mit der Raumverwaltungssoftware esraSoft erstellen Sie Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Sammelrechnungen und Mahnungen und behalten stets den Überblick über Zahlungseingänge und offene Posten. Auch alle Ressourcen - wie Technik, Personal und Referenten - verwalten Sie mit esraSoft einfach und effektiv.


Durch die Erfassung aller Daten in einem System vereinfacht sich Ihre Planung und Abrechnung. Mit wenigen Klicks erstellen Sie Angebote und Rechnungen und verbuchen die entsprechenden Kostenpositionen in unserer Raumverwaltungs-Software.



Überblick über die Funktionen der esraSoft Raumverwaltungs-Software:


Verwaltung von Veranstaltungsorten, Gebäuden, Sälen und Räumen

  • Veranstaltungsorte und Gebäude mit allen Daten verwalten
  • Säle, Räume, mietbare Einheiten anlegen
  • Kalender mit übersichtlichem Raumplan
  • Verschiebung von Terminen und Veranstaltungen per Drag & Drop im Kalender
  • Anlage und Bearbeitung von Veranstaltungen direkt im Kalender
  • Möglichkeit der Anlage von Serienveranstaltungen in wenigen Schritten
  • Festlegung von Mietpreisen, Raumgrößen und Bestuhlungsvarianten

Terminals und Raumbeschilderung

  • Terminals zu Bewerbung der Veranstaltungen können mit der Veranstaltungsverwaltungs-Software einfach konfiguriert werden
  • Wegweiser und Saalterminals können eingerichtet werden
  • Raumschilder mit automatischer Anzeige der laufenden und kommenden Veranstaltungen sind zu konfigurieren

Buchung über Website

  • automatische Einbindung der Raumpläne in beliebig viele Websites
  • Anfrage der Räume direkt über die Website
  • Workflow zur Bearbeitung der Anfragen im Backend

Planung von Veranstaltungen

  • Anlage von Programmpunkten
  • Zuordnung von Referenten, Räumen, Ressourcen, Personal
  • Übersichtliche Pläne und Kalender für Räume und Ressourcen
  • Verschiebung und Bearbeitung der Termine per Drag & Drop im Kalender
  • ToDo's und Infomails an alle Beteiligten.
  • Kosten für alle geplanten Positionen
  • Kalkulation der Veranstaltung
  • Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen für Gesamtveranstaltungen
  • Export von Listen in Excel (zB. Teilnehmer-, Referenten-, Finanzlisten)
  • Export des Kalenders (zB. Raumbelegungen) in Excel

Dokumente und Kommunikation

  • Automatische Generierung von Angeboten, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Einladungen, Infomails ...
  • Sämtliche Dokumente werden sofort vom Server per Email und Fax versendet, oder können auch als Seriendokument zum Postversand gedruckt werden
  • Das Layout der Dokumente kann genau an die Bedürfnisse angepasst werden

Buchhaltung und Finanzen

  • Abrechnung von Raummiete und Ressourcenkosten
  • Sämtliche Rechnungen generieren automatisch Buchungszeilen im Finanzbereich
  • Zahlungseingänge können automatisch und manuell verbucht werden
  • Ein Export in SAP oder andere Buchhaltungen ist vorgesehen
  • offene Posten können einfach gesucht werden.
  • Mahnungen können automatisch erstellt und versendet werden.
  • Rechnungen können wunschgemäß gestaltet werden.

Marketing

  • Personen werden in der Software mit allen Buchungen und Interessen verwaltet
  • Mit Selektionen kann man Zielgruppen exakt auswählen
  • Einladungen und Aussendungen können aus Vorlagen schnell erstellt werden
  • Texte aus Veranstaltungen können für Programmhefte schnell exportiert werden
  • Veranstaltungen können in beliebige Websites oder Intranets einfach, kostengünstig und schnell eingebunden werden.

Schnittstellen

  • Personen können mit bestehenden Datenbanken abgeglichen werden
  • Veranstaltungen können einfach in online buchbarer Form in Webseiten eingebunden werden
  • Finanzdaten können in SAP oder andere Buchhaltungslösungen übertragen werden
  • Online Zahlungsschnittstellen zu Paypal Sofortüberweisung und Wirecard sind in der Raumverwaltungs-Software implementiert
  • Veranstaltungen und Termine können einfach in Exchange übertragen oder abgeglichen werden



Übersichtsplan Raummanagement-Software