esraSoft-Ihre leistungsstarke Kongressverwaltungs-software!

Senken Sie mit esraSoft spürbar Ihren Personal-, sowie Zeitaufwand und sparen Sie Kosten! Nutzen Sie den Vorteil, dass Ihnen esraSoft eine Komplettlösung für die Herausforderungen des Kongressmanagements sowie Bildungsmanagements bietet.

Von der Planung, der Teilnehmeranmeldung, über den Ablauf, bis hin zur Nachkalkulation, bietet esraSoft leistungsstarke Funktionen, die Ihnen die Organisation erleichtern und Ihren Kongress zu einem erfolgreichen Event machen.


Die Funktionen von esraSoft für Sie im Kongressmanagement im Überblick:


  • Individuelle Zusammenstellung von Workshops/Vorträgen
  • Veranstaltungen planen, Räume, Ressourcen, Kosten zuweisen
  • Selektionen/Zielgruppen einladen
  • Keine doppelte Datenerfassung
  • Online Teilnehmer-an/abmeldung
  • Online Zahlungsabwicklung
  • Kommunikation (z.B. Einladung, Zahlungserinnerung usw.)
  • Bereitstellung von Skripten
  • Veranstaltungskalkulation
  • Statistiken erstellen

An dieser Stelle soll exemplarisch ein Kongress mithilfe von esraSoft organisiert werden, um Ihnen die Grundfunktionen unserer Software vorzustellen.

Planung des Kongresses

Mit esraSoft können Sie individuell Ihre Workshops, Seminare oder Vorträge zusammenstellen. Sie können Ablauf sowie Programmpunkte nach Ihren Wünschen gestalten, die dann von den Teilnehmerinnen und Teilnehmern, wenn gewünscht, separat gewählt werden können.


Zu Beginn werden die Kerndaten der Veranstaltung, wie zB. Name, Ort und Zeit angegeben. Im nächsten Schritt können, falls benötigt, Sub-Veranstaltungen, wie zum Beispiel einzelne Vorträge oder Seminare, erstellt werden. Diesen Subveranstaltungen können unterschiedliche Räume, diverse Ressourcen, oder Vortragende zugewiesen werden. Die Referenten können via esraSoft angefragt werden. Die Erstellung der Honorarnoten für Vortragende kann ebenfalls in wenigen Schritten mithilfe von esraSoft erledigt werden. Benötigen die Referentinnen und Referenten bestimmte Ressourcen, zB. Beamer oder Laptop, so können diese Anmerkungen eingetragen und gegebenenfalls abgerechnet werden.


Durch den übersichtlichen Kalender, den esraSoft beinhaltet, haben Sie einen optimalen Überblick über alle verfügbaren Räumlichkeiten und den zeitlichen Ablauf der darin stattfindenden Seminare oder Vorträge mit den darin benötigten Ressourcen.


Nachdem esraSoft gut konfigurierbar ist, kann die Software problemlos in Ihre Webseite integriert werden. Dadurch können sich potentielle Teilnehmerinnen und Teilnehmer sofort über Ihre Webseite registrieren und anmelden, auf der Sie auch für die Veranstaltung werben. Die Gäste werden Ihnen für die unkomplizierte Anmeldung danken. Dennoch können Sie mit esraSoft auf verschiedenen Webseiten in unterschiedlichen Layouts Ihre Veranstaltungen anbieten.


Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer können sich ebenfalls direkt über die Einladungsmail mit nur wenigen Klicks für den Kongress anmelden. Mit esraSoft können Sie mehrere Anmeldeoptionen angeben. Beispielsweise kann sich ein Teilnehmer ebenfalls zum Buffet oder Mittagsmenü anmelden. Dadurch haben Sie einen Überblick über die Bestellmenge, die Sie an das Catering weiterleiten müssen und haben Ihre Ressourcenplanung bestens im Blick.


Auch Sie haben einen Vorteil aus der Registrierung der Teilnehmer: Durch die Registrierung fällt die Doppelte Datenerfassung weg, denn die eingegebenen Daten befinden sich nun in der Datenbank von esraSoft. Doppelte Datenerfassung war gestern. Durch Selektionen können Sie bestimmte Zielgruppen (zB. gefiltert nach Beruf, Alter, Wohnort) festlegen. Auf diese Weise können Sie zielgenau Marketingaktivitäten durchführen, wie zB. Einladungen und Mitteilungen versenden.


Ein weiterer Pluspunkt von esraSoft: Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer können direkt auf Ihrer Homepage die Zahlung unkompliziert durchführen, denn esraSoft verfügt über Schnittstellen zu Paypal, Sofortüberweisung und Wirecard. Offene Beträge und Rechnungen können daher sofort nach der Buchung online per Kreditkarte oder online Banking beglichen werden und werden dann automatisch in esraSoft verbucht.


Kommunikation ist ein wichtiger Bestandteil von esraSoft. Sie haben die Möglichkeit, mit den Teilnehmerinnen und Teilnehmern entweder einzeln, oder mit der gesamten Teilnehmerliste Kontakt aufzunehmen. Dies können Sie entweder persönlich, oder auch durch automatisch generierte Mitteilungen, zB. Erinnerungsschreiben wenige Tage vor der Veranstaltung, machen. Selbstverständlich können Sie auch den Inhalt der automatisch generierten E-Mails selber wählen. EsraSoft bietet Ihnen ein Dokumentenarchiv, in denen Sie alle bereits versandten Briefe jederzeit wieder abrufen und einsehen können. Weiters können mit esraSoft Vorlagen abgespeichert werden, um zB. bei Serienveranstaltungen immer Einladungen oder Erinnerungen mit demselben Layout aussenden zu können, ohne diese jedes Mal neu erstellen zu müssen.

Veranstaltungstag

Wenn Sie die Anwesenheit der angemeldeten Gäste prüfen möchten, zB. weil bei Ihrer Veranstaltung Anwesenheitspflicht besteht, können Sie das mit esraSoft problemlos durchführen. Ihnen stehen dabei mit esraSoft mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Zwei dieser Optionen sollen kurz angeführt werden:

  • Möglichkeit Nummer 1: Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer können bei der Veranstaltung mittels Barcode als anwesend markiert werden. Dieser Barcode kann im Vorhinein generiert und an die Personen versandt werden. So kann am Tag der Veranstaltung wertvolle Zeit gespart werden.
  • Möglichkeit Nummer 2: Am Veranstaltungsort kann ein Computer oder Tablet mit Internetzugang platziert werden, an dem sich alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer selbstständig über esraSoft anmelden. Dadurch wird Ihre Anwesenheit durch die Eingabe von Username/Passwort oder alternativen Daten bestätigt, ohne dass Sie Zeit verlieren. Auf beiden Wegen ist die Sicherheit für die korrekte Anmeldung der Anwesenheit gegeben. Fälle, in denen Kollegen in Anwesenheitslisten für jemanden Anderen die Anwesenheit bestätigen, gehören der Vergangenheit an.

Wenn Sie dennoch lieber auf Listen vertrauen, ist das mit esraSoft kein Problem: In nur wenigen Schritten können Sie zB. Teilnehmer-, Ressourcen-, Finanzlisten in Excel exportieren und ausdrucken.


Falls die Vortragenden oder Referentinnen den Teilnehmern Skripten bereitstellen möchten, bietet esraSoft eine leistungsstarke Funktion: Das Skript kann vom Vortragenden im Word-Format in esraSoft hochgeladen werden. Die Datei wird automatisch in eine PDF-Datei konvertiert. Nun können alle Anwesenden das Skript auf ihren jeweiligen Endgeräten (Tablet, Laptop, Handy) aufrufen und Notizen tätigen. Der Vorteil hierbei ist, dass das Hochladen des Skriptes vom Vortragenden ebenso wenige Augenblicke vor Beginn der Präsentation getätigt werden kann.

Kalkulation und Statistiken

Mit esraSoft haben Sie Ihre Finanzen stets im Blick. Sie haben die Möglichkeit, Plan- mit Ist-Werten in einer übersichtlichen Tabelle zu vergleichen. So können Sie jederzeit Einsehen, ob Ihre Veranstaltung im Soll ist. Eine weitere nützliche Funktion ist, dass die Teilnehmerkosten pro Person auf Basis der Plankosten berechnet werden können.

EsraSoft verfügt auch über die Funktion der Gesamtkalkulation. Alle Kosten und Erträge, die im Zuge der Veranstaltungsplanung eingetragen wurden, können nun gesammelt gegenübergestellt werden, um die Frage der Fragen zu beantworten: Wurden schwarze Zahlen geschrieben? Zu guter Letzt kann sich der Veranstalter einen Überblick über die Statistiken verschaffen. Mithilfe von esraSoft lassen sich mit nur einem Knopfdruck Statistiken in ein Excel Dokument exportieren. Mit dieser Funktion können Teilnehmerzahlen analysiert werden, um den nächsten Kongress effektiv zB. hinsichtlich Personal-, oder Raumplanung vorzubereiten. Damit die kommende Veranstaltung mindestens genauso erfolgreich wird.


So könnte ein Kongress grob mithilfe von esraSoft geplant und durchgeführt werden. Sollten Sie besondere Wünsche oder Bedürfnisse haben, zögern Sie nicht, und kontaktieren Sie uns. Wir bemühen uns, auch für Sie eine maßgeschneiderte Lösung für Ihre Herausforderungen zur Verfügung zu stellen!