„Wir arbeiten für Ihren Erfolg!“

esraSoft Raumverwaltung sorgt für Überblick!

Raumbelegungsmanagement und Ressourcenverwaltung mit esraSoft.

Durch übersichtliche Raumpläne mit einfachen Schnellerfassungsfunktionen können Sie sehr effizient Ihre Anfragen bearbeiten und Ihre Veranstaltungen und Termine organisieren.

Mit der Raumverwaltungssoftware esraSoft erstellen Sie Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Sammelrechnungen und Mahnungen und haben so stets eine Übersicht über Zahlungseingänge und offene Posten. Auch alle Ressourcen - wie Technik, Personal und Referenten - verwalten Sie mit esraSoft einfach und effektiv.

Durch die Erfassung aller Daten in einem System vereinfacht sich Ihre Planung und Abrechnung. Mit wenigen Klicks erstellen Sie Angebote und Rechnungen und verbuchen die entsprechenden Kostenpositionen in unserer Raumverwaltungs-Software.

Funktionen der esraSoft Raumverwaltungs-Software:

Verwaltung von Veranstaltungsorten, Gebäuden, Sälen und Räumen

  • Veranstaltungsorte und Gebäude mit Adressen, Ansprechpartnern, Ressourcen verwalten
  • Säle, Räume, mietbare Einheiten anlegen
  • Festlegung von Mietpreisen, Raumgrößen und Bestuhlungsvarianten
  • Kalender mit übersichtlichem Raumplan
  • Anlage und Bearbeitung von Veranstaltungen direkt im Kalender
  • Verschiebung von Terminen und Veranstaltungen per Drag & Drop im Kalender
  • Möglichkeit der Anlage von Serienveranstaltungen und Abgleich der Daten in allen Terminen bei Änderungen

Anfragen und Buchungen über Website für die Raum- und Saalvermietung

  • automatische Einbindung der Raumpläne in beliebig viele Websites
  • Anfrage, oder Buchung der Räume direkt über die Website
  • Workflow zur Bearbeitung der Anfragen im Backend

Marketing und Werbung

  • Personen werden in der Software mit allen Buchungen und Interessen verwaltet
  • Mit Selektionen kann man Zielgruppen exakt auswählen und die Ergebnisse für Direct Mailings und weitere Werbemaßnahmen einsetzen.
  • Newsletter, Einladungen und Aussendungen können aus Vorlagen schnell erstellt werden
  • Texte aus Veranstaltungen können für Programmhefte per Knopfdruck exportiert werden
  • Veranstaltungen können in beliebige Websites oder Intranets einfach, kostengünstig und schnell eingebunden werden.

Planung von Veranstaltungen und Raumvermietung

  • Anlage von Programmpunkten zur Planung der Veranstaltungsdetails
  • Zuordnung von Referenten, Räumen, Ressourcen, Personal zu den Programmpunkten
  • Übersichtliche Pläne und Kalender für Räume und Ressourcen
  • Verschiebung und Bearbeitung der Termine per Drag & Drop im Kalender
  • ToDo's und Infomails an alle Beteiligten, bei Änderungen, neuen Veranstaltungen, Absagen und zur Abwicklung der täglichen Aufgaben.
  • Kosten für alle geplanten Positionen
  • Kalkulation der Veranstaltung
  • Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen für Gesamtveranstaltungen, oder Teile von Veranstaltungen
  • Export von Listen in Excel (zB. Teilnehmer-, Referenten-, Finanzlisten)
  • Export des Kalenders (zB. Raumbelegungen) in Excel

Dokumente und Kommunikation zur Raumverwaltung

  • Sämtliche Dokumente und Kommunikation werden zur Veranstaltung und zu den Personen verknüpft abgelegt, so dass Sie immer sofort sehen, was mit wem kommuniziert worden ist.
  • Automatische Generierung von Listen, Statistiken und individuellen Auswertungen.
  • Sämtliche Dokumente werden sofort vom Server per Email und Fax versendet, oder können auch als Seriendokument zum Postversand gedruckt werden
  • Das Layout der Dokumente kann genau an die Bedürfnisse angepasst werden
  • Per SMS können Sie Ihre Kunden auch immer über kurzfristige Änderungen informieren

Terminals und Raumbeschilderung

  • Terminals zu Bewerbung der Veranstaltungen können mit der Veranstaltungsverwaltungs-Software einfach konfiguriert werden
  • Wegweiser und Saalterminals können eingerichtet werden
  • Raumschilder mit automatischer Anzeige der laufenden und kommenden Veranstaltungen sind zu konfigurieren

Buchhaltung und Finanzen

  • Erstellung von Angeboten, Verträgen und Rechnungen für Raummiete, Ressourcen, Personal, Referenten und sonstigen Dienstleistungen.
  • Umwandeln von Angebot-> Auftragsbestätigung-> Rechnung mit einem Knopfdruck
  • Sämtliche Rechnungen generieren automatisch Buchungszeilen im Finanzbereich
  • Zahlungseingänge können automatisch und manuell verbucht werden
  • Export in SAP, DATEV und andere Buchhaltungslösungen
  • offene Posten können einfach gesucht werden.
  • Mahnungen können automatisch erstellt und versendet werden.

Schnittstellen zur Bereitstellung von Daten aus der Raumverwaltungs-Software

  • Personen können mit bestehenden Datenbanken, Mitgliederverwaltungen und Customer Relationship Software Lösungen abgeglichen werden
  • Veranstaltungen können einfach in online buchbarer Form in Webseiten eingebunden werden
  • Finanzdaten können in SAP oder andere Buchhaltungslösungen übertragen werden
  • Online Zahlungsschnittstellen zu Paypal, Sofortüberweisung, Wirecard, SIX und vielen anderen Zahlungsanbietern sind in der Raumverwaltungs-Software implementiert
  • Veranstaltungen und Termine können einfach in Exchange übertragen oder abgeglichen werden
  • Sämtliche Daten können auch über eine REST API abgefragt und in anderen Software Lösungen weiterverwendet werden