esraSoft: die Komplettlösung für Ihre Herausforderungen im Veranstaltungsmanagement und der Seminar- sowie Raumverwaltung

Durch unsere jahrelange Erfahrung im Veranstaltungsmanagement wissen wir, worauf es ankommt und welchen Herausforderungen Sie ausgesetzt sind. Wir entwickeln esraSoft seit über 15 Jahren ständig weiter, um unseren Kunden für auftretende Probleme eine passende Lösung bieten zu können.

Aktuell umfasst esraSoft die folgenden Funktionen, wobei laufend neue hinzukommen. Falls Sie eigene Anforderungen haben, kontaktieren Sie uns. Wir entwickeln auch für Ihre Herausforderung eine adäquate Lösung.


Veranstaltungsplanung

  • Erfassung von Veranstaltungsdaten und Programmpunkten
  • Bildung von Modulen aus Vorträgen und Seminaren
  • Erfassung von Daten für die Homepage und Broschüren
  • Zuweisung von Räumen, Referenten, Personal, Ressourcen
  • Aufgabenvergabe zur Organisation der Ressourcen mit Deadlines
  • Erinnerungen an zu erledigenden Aufgaben per SMS/Mail
  • Anfragen zu Fremdressourcen
  • Kopie von Veranstaltungen
  • Gegenüberstellung von Plankosten und Istkosten
  • Zuweisung von Kostenstellen
  • Bereitstellung von Listen, Dokumenten,Links
  • TO DO's: Bereich für offene Rechnungen, Angebote und zu druckende Dokumente
  • Kommunikation mit Teilnehmern und Trainern
  • Archivierung der kommunizierten Informationen
  • Kalenderdarstellungen, Listen, individuelle Ansichten je nach Rolle
  • Mehrsprachigkeit der Veranstaltungen

Marketing/Anmeldung/Registrierung

  • Generierung und Versand von Einladungen und Newslettern an Zielgruppen
  • Archivierung von Aussendungen und Labels
  • Auswertung der Zugriffe auf versandte Mails
  • Automatische Verarbeitung von Mailretouren
  • Integration von in esraSoft hinterlegte Veranstaltungen in Ihrer Webseite
  • On-/Offline An-/Abmeldung zu Veranstaltungen auf der Webseite
  • Möglichkeit der Buchung von Veranstaltungen mit individueller Zusammenstellung: Subveranstaltungen, Vorträgen, Workshops oder Lehrgängen
  • Begleichung von Veranstaltungskosten via Sofortüberweisung, Kreditkarte, Paypal
  • Anlage von Firmen und Rechnungsbegleichung durch diese
  • Bereitstellung von Skripten für Teilnehmer/Innen online
  • Verwaltung von Anmeldeliste, Warteliste, Teilnehmerliste, Absagenliste
  • Automatische Einladung des nächsten auf der Warteliste bei Absage eines Teilnehmers
  • Automatischer Versand von Rechnungen und Bestätigungen
  • Erinnerung von Teilnehmern und Zusendung von individuellen Informationen
  • Automatische Abfrage der Kontodaten bei Abmeldung und vorhandender Gutschrift
  • Zusammenführung von Personen bei doppelter Anlage im System

Raum- und Ressourcenverwaltung

  • Zuweisung von Räumlichkeiten und Ressourcen an Programmpunkte
  • Übersicht in Kalenderansichten
  • Verschiebungen im Kalender mittels Drag&Drop Prinzip
  • Automatische Information der Verantwortlichen bei Änderungen der Räume und Ressourcen
  • Periodische Information über Status, Aufgaben, Änderungen für Personal und Verantwortliche
  • Planung, Vergabe und Überwachung von Aufgaben für Aufbau und Vorbereitungsaufgaben
  • Nachverfolgung von Ergänzungen und Änderungen von Aufgaben in einem Protokoll
  • Workflow für die Anfragen von Räumlichkeiten
  • Zuweisung von Ressourcen und Personal zu Veranstaltungen
  • Warnung bei doppelt belegten Räumlichkeiten oder Ressourcen
  • Generierung von Angeboten, Auftragsbestätigungen und Rechnungen für Personal, Räume und Ressourcen
  • Bereitstellung von Daten für elektronische Türschilder zu laufenden und kommenden Veranstaltungen
  • Versorgung von Terminals und Wegweisern mit Daten zu Veranstaltungen und Raumbuchungen
  • Schnittstelle zu Exchange: Synchronisation von Buchungskalendern mit Exchange

Abwicklung der Veranstaltung

  • Einrichtung von Terminals und Registrierungsstellen am Veranstaltungsort
  • Erstellung von Barcodes und Labels für die schnelle Registrierung vor Ort
  • Bereitstellung von Listen und sonstigen Unterlagen sofort remote
  • Verbuchung von bezahlten Beträgen manuell sowie automatisch
  • Integration von Kooperationen wie zB. Sponsoren in Kalkulationen, Aussendungen und auf der Webseite
  • Integration von Skripten bei Veranstaltungen in nur einem Knopfdruck
  • Registration der Teilnehmer über IPad, Tablet, oder mittels Barcode direkt bei der Veranstaltung
  • Offene Schnittstellen wie die implementierte Rest API sorgen für einen sicheren Zugriff auf die Daten für andere Applikationen
  • Schnittstellen zu Buchhaltung-, und Finanzverwaltungsprogrammen wie zB. SAP
  • TrainerPortal: Kommunikation zwischen Trainer und Teilnehmer via E-Mail, SMS sowie Aufgabenvergabe und Aufgabeneinreichung
  • Erfassung der Anwesenheit der Teilnehmer minutengenau und pro Einheit
  • Teilnehmer können Einreichungen/Papers/Hausaufgaben oder Präsentationen hochladen

Nachbetreuung

  • Skripten sind elektronisch jederzeit abrufbar
  • Veranstaltungskosten können nachkalkuliert werden
  • Automatische Generierung von Honorarnoten, Rechnungen und Mahnungen
  • Angebote können mit einem Knopfdruck in Bestätigungen, dann weiter in Rechnungen umgewandelt werden
  • Generierung von Teilnahmebestätigungen, Zertifikaten, Zeugnissen
  • Erstellung von Statistiken zu Veranstaltungen
  • Export und Import von Referenten, Buchungen, Veranstaltungen
  • Generierung von Umfragen für Teilnehmer und Trainer mit automatischen Auswertungen

Administration

  • esraSoft ist mandantenfähig
  • Vergabe von Rechten für Administratoren und anderes Personal
  • Vergabe von Rollen für beispielsweise Veranstalter, Trainer, Hausmeister
  • Vordefinition von Textblöcken und Feldern
  • Vorlagen und Templates können gespeichert und angepasst werden.
  • Konfiguration von Terminals/Templates für die Darstellung am Terminal

Sicherheit

  • esraSoft bietet die Möglichkeit sämtliche Transaktionen on Time auf einen eigenen Transaktionsserver zu übertragen und kann somit völlige Transaktionssicherheit bei Ausfällen, oder in Betrugsfällen gewährleisten
  • Natürlich kann und soll das Frontend und das Backend über https betrieben werden, um die Übertragung der Daten abhörsicher zu verschlüsseln
  • Sämtliche Daten (außer Dokumente selbst) werden in einer Datenbank (mySQL, SQL Server, Oracle) abgelegt und werden in zu definierenden Zeitintervallen gesichert
  • Schnittstellen und andere mögliche Zugriffe auf die Daten sind durch eine Token- Authentifizierung abgesichert
  • Benutzer die das Passwort öfter als 3-mal (oder auch mehr konfigurierbar) eingeben, werden im System gesperrt und können nur von einem Administrator wieder freigeschaltet werden

esraSoft ist webbasiert

esraSoft ist webbasiert, somit können unsere Kunden, von beliebigen Orten mit Internetzugang, Veranstaltungen bearbeiten und verwalten, wozu nur ein Webbrowser erforderlich und keine Installation von Software am Client notwendig ist. esraSoft ist somit auch nicht abhängig von einem bestimmten Betriebssystem.