Die Seminarplanungssoftware esraSoft - stellt Ihnen Werkzeuge und Funktionen zur Planung und Abwicklung von Seminaren bereit!



Mit der Seminarverwaltungs-Software esraSoft können Sie Seminare sowie Fortbildungen vom Anfang bis zum Ende optimal planen. Von der Festlegung der wichtigsten Daten, Einladung der Vortragenden und Referenten, über die Sicherstellung eines Reibungslosen Ablaufes, bis hin zur Nachbetrachtung und Kalkulation, lassen sich mithilfe von esraSoft alle notwendigen Aufgaben unter ein Dach bringen. EsraSoft bietet viele Funktionen, die Ihnen im Veranstaltungsmanagement die Arbeit erleichtert. Im folgenden Abschnitt soll exemplarisch ein Seminar erstellt werden, um Ihnen zu zeigen, welche Funktionen Ihnen mit esraSoft zur Verfügung stehen.

Beginnen wir mit der Planung der Veranstaltung.

Im Ersten Schritt kann die gewünschte Veranstaltung erstellt, sowie hinsichtlich der Kerndaten wie Name, Ort, Uhrzeit, Kosten, Vortragende oder Referenten ergänzt werden. Mit esraSoft lassen sich zusätzlich Subveranstaltungen erstellen, zB. einzelne Vorträge zu einer Veranstaltung mit einem Themenschwerpunkt. Ist man mit den gewünschten Vortragenden noch nicht in Kontakt getreten, so kann Vortragenden oder benötigtem Personal in einer Aussendung (via E-Mail, Brief oder Fax) eine Anfrage bzw. ein Angebot unterbreitet werden. Währenddessen könnte man mit esraSoft mithilfe der Selektion eine bestimmte Zielgruppe ansprechen und Einladungen zum geplanten Seminar versenden. Dies ist ebenfalls via E-Mail oder Brief möglich. Kommunikation wird bei esraSoft grundsätzlich Großgeschrieben. Sollte es einen Anlass geben, mit allen Teilnehmerinnen und Teilnehmern in Kontakt treten zu müssen, so kann ein Seriendokument erstellt werden, und an alle versandt werden. Es kann aber ebenfalls ein Einzeldokument, zB, eine Zahlungsaufforderung an einen einzelnen Teilnehmer versandt werden. Außerdem können mithilfe von esraSoft automatisch generierte E-Mails, zB. bei erfolgreicher Anmeldung eines Teilnehmers bei der Veranstaltung, versandt werden.

Wie auch das Personal, lassen sich Ressourcen wie technische Hilfsmittel planen. Benötigte Geräte wie zB. Laptops, Beamer können ebenfalls in die Kostenrechnung miteinbezogen werden. Sollte man mehrere Seminarräume oder Veranstaltungsorte benötigen, können diese ohne weiteres hinzugefügt werden. Die Raumkosten können wunschweise nach Stunden oder nach ganzen Tagen abgerechnet werden. Kommt es bei der zu Erstellenden Veranstaltung zu Kooperationen, bzw. wird die Veranstaltung von einem Sponsor unterstützt, so können die zur Verfügung gestellten Mittel, falls erwünscht, in die Kalkulation miteinbezogen werden. Wurden die vorläufigen Plankosten errechnet, so können mit Hilfe von esraSoft die Teilnehmerkosten ebenfalls ermittelt werden. Hierbei ist es möglich, einen Prozentsatz für interne Aufwendungen aufzuschlagen.

Eine nützliche Funktion bietet esraSoft in Form des Kalenders. Im Kalender werden alle Veranstaltungen und Veranstaltungsorte übersichtlich angezeigt. Hier können mit wenigen Klicks Veranstaltungen angelegt und geplant, sowie benötigte Ressourcen hinzugefügt werden.

Gehen wir nun von der Planung in den Ablauf über.

Das besondere an esraSoft ist, dass die Software webbasiert ist. Das bedeutet, dass Sie jederzeit Ihre Veranstaltung managen können, egal ob vom Dienstort, von Zuhause, oder im Auto.

Um bei der Veranstaltung lange Wartezeiten oder Suchen in Zusagenlisten zu verhindern, können die Teilnehmerinnen und Teilnehmer mittels eines Barcodes in Sekundenschnelle als anwesend markiert werden. Dieser Barcode kann während der Vorbereitungszeit gedruckt und an die Teilnehmer versandt werden. Sollten Sie dennoch lieber Freund von Listen sein, können Sie ohne Weiteres Anmeldelisten, Ressourcenlisten, Personallisten oder Zahlungslisten erstellen, in Excel exportieren und ausdrucken, um jederzeit einen Überblick über Ihre Veranstaltung zu haben. Eine Dritte Möglichkeit der Anwesenheitsmarkierung steht ebenfalls zur Verfügung: Der Vortragende kann via esraSoft alle Anwesenden anhaken und somit als anwesend markieren. Brauchen Sie Skripten oder Unterlagen, die Sie den Teilnehmerinnen und Teilnehmern zur Verfügung stellen möchten, können diese von den Teilnehmerinnen und Teilnehmern über das Webinterface heruntergeladen werden.

Wenn das Seminar erfolgreich über die Bühne gegangen ist, kommt die Nachbetrachtung.

Mit esraSoft lassen sich mit wenigen Klicks Honorarnoten für zB. Vortragende oder Personal erstellen und drucken. Diese Honorarnoten können wunschgemäß gestaltet und zB. im Firmenlayout aufgebaut und mit dem Firmenlogo versehen werden. Sollten etwaige Zahlungen von Teilnehmerinnen und Teilnehmern noch nicht eingegangen sein, können Zahlungsaufforderungen via E-Mail oder Brief erstellt werden. EsraSoft verfügt auch über die Funktion der Gesamtkalkulation. Alle Kosten und Erträge, die im Zuge der Veranstaltungsplanung eingetragen wurden, können nun gesammelt gegenübergestellt werden, um die Frage der Fragen zu beantworten: Wurden schwarze Zahlen geschrieben? Zu guter Letzt kann sich der Veranstalter einen Überblick über die Statistiken verschaffen. Mithilfe von esraSoft lassen sich mit nur einem Knopfdruck Statistiken in ein Excel Dokument exportieren. Mit dieser Funktion können Teilnehmerzahlen analysiert werden, um das nächste Seminar effektiv zB. hinsichtlich Personal-, oder Raumplanung vorzubereiten. Damit die kommende Veranstaltung mindestens genauso erfolgreich wird.

So könnte ein Seminar mithilfe von esraSoft geplant und durchgeführt werden. Sollten Sie besondere Wünsche oder Bedürfnisse haben, zögern Sie nicht, und kontaktieren Sie uns. Wir bemühen uns, auch für Sie eine maßgeschneiderte Lösung für Ihre Herausforderungen zur Verfügung zu stellen!