Konferenzen und Events mit esraSoft Einladungsmanagement organisieren und abwickeln

Sie sind auf der Suche nach einer Software, mit der Sie Ihren Verwaltungsaufwand reduzieren und dadurch Kosten senken können? Organisieren Sie Ihre nächste Produktvorstellung, Pressekonferenz oder Veranstaltung mit esraSoft. EsraSoft erleichtert Ihnen die Planung. Sie können Einladungen versenden, Anmeldungen entgegennehmen, kommunizieren, und vieles mehr, und das alles innerhalb nur einer Software.


Die Vorteile von esraSoft für das Einladungsmanagement im Überblick:


  • Einladungen selber gestalten
  • Selektionen, Zielgruppen wählen
  • Kommunikation (zB. automatische Erinnerungen)
  • An-/Abmeldung von Veranstaltungen über Ihre Webseite
  • Keine doppelte Datenerfassung
  • Dokumentarchiv der Kommunikation
  • Zahlungsabwicklung (zB. via Kreditkarte, Sofortüberweisung)
  • Anwesenheitscheck


Der folgende Absatz soll Ihnen anhand eines Beispiels zeigen, wie mithilfe von esraSoft Einladungsmanagement funktionieren kann.


Nachdem die Veranstaltung vom Nutzer ins Leben gerufen wurde, sollen nun die Teilnehmerinnen und Teilnehmer mittels einer Einladung auf die Veranstaltung aufmerksam gemacht werden.

Das Besondere an esraSoft ist, dass die Software gut konfigurierbar ist und dadurch problemlos in Ihre Website integriert werden kann. Dies spart den potentiellen Teilnehmerinnen und Teilnehmern einige Klicks auf externe Seiten. Wenn Sie möchten, können Sie dennoch auf verschiedenen Webseiten für Ihre Veranstaltungen werben, sogar in unterschiedlichen Layouts.

Gestaltung der Einladung

Die Einladung lässt sich über esraSoft wunschgemäß gestalten. Mit dem Einladungseditor können Sie selber entscheiden, wie die Einladung aufgebaut sein soll, z.B. welche Logos die Einladung enthalten soll. Die Einladungen können entweder per E-Mail, per Brief oder per Fax versandt werden.


Sind die Einladungen optisch und inhaltlich bereit für die Entsendung, kann zunächst mit nur einem Mausklick eine Testmail an sich selber versandt werden, um sicherzugehen, dass alles wie gewünscht dargestellt wird.

Selektionen

In esraSoft lassen sich in wenigen Schritten Selektionen erstellen. Sie können mithilfe von Filtern bestimmte Parameter abfragen, um die passende Zielgruppe für Ihre Einladungen zu finden (zB. bestimmte Altersgruppe, Berufsgruppe, Wohnort usw.). Die Eingeladenen können mit wenigen Klicks bei der Veranstaltung zu- oder absagen. Ebenfalls möglich ist die Zusage mit nur wenigen Mausklicks direkt in der Einladungsmail. Die Anmeldung kann selbstverständlich auf allen Endgeräten (zB. Laptop, Mobiltelefon, Tablet) durchgeführt werden, und das von jedem Ort aus.

Kommunikation

Hat sich die eingeladene Person bei einer Veranstaltung angemeldet, bekommt er eine automatisch generierte E-Mail mit dem Inhalt, dass seine Anmeldung registriert wurde. Den Inhalt dieser E-Mail können Sie selbstverständlich selber bestimmen. Darin könnte zB. stehen, dass Sie den Teilnehmer herzlich willkommen heißen, sich über seine Anmeldung freuen, Ihm letzte Infos zukommen lassen oder einen Anfahrtsplan zum Veranstaltungsort mitsenden.


Es können aber ebenfalls andere Aussendungen getätigt werden. So können Sie zB. wenige Tage vor der Veranstaltung eine automatisch generierte Erinnerungs-Mail oder einen Erinnerungs-Brief senden. Der Inhalt ist natürlich wieder Ihnen überlassen. Sie können mit esraSoft auch Veranstaltungsänderungen bekanntgeben, wie zB. Raum,- oder Zeitänderungen.


Des Weiteren bietet esraSoft ein Dokumentarchiv, in dem alle kommunizierten Dateien abgespeichert werden. So können Sie bereits versandte Briefe oder E-Mails jederzeit wieder einsehen. Dies kann zB. bei Reklamationen vonseiten eines Gastes hilfreich sein, wenn Sie sichergehen möchten, dass der Betroffene eine Einladung oder Erinnerung erhalten hat.


Ihnen als Organisator der Veranstaltung erleichtert esraSoft die Planung: Die vom Teilnehmer bei der Anmeldung eingegebenen Daten können mit nur wenigen Klicks in die Datenbank übernommen werden. Doppelte Datenerfassung war gestern. In übersichtlichen Anmelde-, Teilnehmer-, und Wartelisten haben Sie jederzeit Überblick über die Teilnehmer der Veranstaltungen.

Finanzen

Sollte Ihre Veranstaltung kostenpflichtig sein, so ist die nächste Funktion von esraSoft von großer Bedeutung für Sie. Der wichtige Punkt Finanzen wird mit esraSoft ebenfalls abgedeckt. Die eingeladenen Personen können offene Beträge online begleichen, denn esraSoft verfügt über Schnittstellen zu Paypal, Sofortüberweisung und Wirecard. Offene Beträge und Rechnungen können daher sofort nach der Buchung online per Kreditkarte oder online Banking beglichen werden und werden dann automatisch in esraSoft verbucht.

Anwesenheitscheck

Wenn Sie die Anwesenheit der angemeldeten Gäste prüfen möchten, zB. weil bei Ihrer Veranstaltung Anwesenheitspflicht besteht, können Sie das mit esraSoft problemlos durchführen. Ihnen stehen dabei mit esraSoft mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Zwei dieser Optionen sollen kurz aufgeführt werden:


  • Möglichkeit Nummer 1: Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer können bei der Veranstaltung mittels Barcode als anwesend markiert werden. Dieser Barcode kann im Vorhinein generiert und an die Personen versandt werden. So kann am Tag der Veranstaltung wertvolle Zeit gespart werden.
  • Möglichkeit Nummer 2: Am Veranstaltungsort kann ein Computer oder Tablet mit Internetzugang platziert werden, an dem sich alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer selbstständig über esraSoft anmelden. Dadurch wird Ihre Anwesenheit durch die Eingabe von Username/Passwort oder alternativen Daten bestätigt, ohne dass Sie Zeit verlieren.

Auf beiden Wegen ist die Sicherheit für die korrekte Anmeldung der Anwesenheit gegeben. Fälle, in denen Kollegen in Anwesenheitslisten für jemanden Anderen die Anwesenheit bestätigen, gehören der Vergangenheit an.


Mit esraSoft haben Sie eine leistungsstarke Software, die Sie im Einladungs- und Gästemanagement unterstützt. Sollten Sie Fragen sowie besondere Wünsche oder Bedürfnisse haben, dann zögern Sie nicht, und kontaktieren Sie uns. Wir freuen uns über Ihre Anfragen!